Polityka prywatności

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Klientów/Pacjentów Gabinetu Psychoterapii prowadzonego przez Katarzynę Semrau, w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej pod firmą Gabinet psychoterapii dr Katarzyna Semrau z siedzibą w Gdańsku, ul. Wały Jagiellońskie 28/30 lok. 2, 80-853 Gdańsk, NIP: 8522573638, zwaną dalej „Administratorem” lub „Gabinetem”.

2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

3. Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: katarzyna.semrau@wp.pl oraz pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.

§ 2. Jakie dane przetwarzamy

W związku ze świadczeniem usług psychoterapeutycznych Administrator przetwarza w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane dotyczące zdrowia (w tym psychicznego) — w zakresie niezbędnym do prowadzenia procesu terapeutycznego;
• dane dotyczące płatności: informacje o dokonanych wpłatach (Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych — obsługę płatności realizuje zewnętrzny operator płatności);
• dane techniczne związane z korzystaniem z platformy do wideokonsultacji, w zakresie wynikającym z regulaminu tej platformy.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• realizacja umowy o świadczenie usług psychoterapeutycznych oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO (świadczenie opieki zdrowotnej);
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym w zakresie rachunkowości i podatków — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
• kontakt w sprawach organizacyjnych związanych z Wizytami (np. potwierdzenia, przypomnienia) — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

§ 4. Tajemnica zawodowa

Wszystkie informacje uzyskane w trakcie procesu terapeutycznego objęte są tajemnicą zawodową. Administrator nie ujawnia treści rozmów ani informacji o fakcie korzystania z terapii osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, w których obowiązek taki wynika wprost z przepisów prawa (np. zagrożenie życia Klienta lub osób trzecich).

§ 5. Korespondencja

Dane przekazane w wiadomościach e-mail, przez formularz kontaktowy na stronie oraz w rozmowach telefonicznych Administrator przetwarza w celu udzielenia odpowiedzi i umówienia Wizyty (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Korespondencja jest przechowywana na serwerach poczty elektronicznej Wirtualnej Polski i usuwana po upływie okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Formularz kontaktowy nie zapisuje danych na stronie — wiadomość trafia wyłącznie na adres e-mail Gabinetu.

§ 6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, w szczególności:

• LH.pl Sp. z o.o. — serwer, na którym działa strona internetowa i system rezerwacji;
• Wirtualna Polska Media S.A. — poczta elektroniczna Gabinetu;
• Microsoft Ireland Operations Limited — platforma Microsoft Teams, za pośrednictwem której odbywają się Wizyty online;
• Gracjan Gołębiewski, prowadzący działalność pod marką GGwebdesign (NIP 5882316965) — obsługa techniczna strony internetowej;
• operator płatności elektronicznych — w zakresie obsługi płatności za Wizyty;
• biuro rachunkowe prowadzące księgowość Administratora.

Administrator zawiera z powyższymi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodne z art. 28 RODO.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Platforma Microsoft Teams działa w ramach unijnej granicy danych Microsoftu (EU Data Boundary). W ograniczonych przypadkach, np. przy obsłudze technicznej, część danych może zostać przekazana do Stanów Zjednoczonych. Takie przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

§ 8. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z rezerwacją i realizacją Wizyt oraz korespondencja przechowywane są przez czas korzystania z usług Gabinetu, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

2. Dane niezbędne do celów rachunkowo-podatkowych przechowywane są przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

3. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora przechowywane są do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

§ 9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Klientowi przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) danych;
• usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie jest to sprzeczne z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji wynikającym z przepisów prawa;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli Klient uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: katarzyna.semrau@wp.pl.

§ 10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy o świadczenie usług psychoterapeutycznych — bez podania niezbędnego minimum danych (dane kontaktowe, dane do prowadzenia dokumentacji) świadczenie usługi nie jest możliwe.

§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.

§ 12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym: szyfrowanie połączenia podczas sesji online, ograniczony dostęp do dokumentacji terapeutycznej oraz regularną aktualizację stosowanych zabezpieczeń.

§ 13. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

1. Strona internetowa Gabinetu katarzynasemrau.pl korzysta wyłącznie z plików niezbędnych do jej działania: zapamiętania wyboru dokonanego w banerze zgód oraz — po uruchomieniu płatności online — obsługi rezerwacji i zamówienia. Takie pliki nie wymagają zgody.

2. Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych. Jeżeli zostaną dodane, będą uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze, a niniejszy paragraf zostanie uzupełniony.

3. Zgodę można w każdej chwili zmienić, korzystając z odnośnika „Ustawienia plików cookies” w stopce strony.

§ 14. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki Prywatności publikowana jest na stronie internetowej Gabinetu.